Versie 14 oktober 2026
Verwerkersovereenkomst
Modelafspraken voor het verwerken van persoonsgegevens namens jouw organisatie.
1. Partijen en toepasselijkheid
De organisatie die Loyaldock afneemt is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar doeleinden laat verwerken. Surlinio B.V., Theresiastraat 142–144, 2593 AT Den Haag, KvK 60691611, is daarvoor verwerker. Deze modeltekst maakt deel uit van de dienstverlening wanneer partijen dit schriftelijk overeenkomen. Partijen leggen de klantgegevens, ingangsdatum, leveranciers, locaties en bewaartermijnen vast bij hun overeenkomst.
2. Onderwerp, aard, doel en duur
Surlinio verwerkt gegevens om Loyaldock te hosten, beveiligen en ondersteunen en om contactprofielen, communicatievoorkeuren, appkoppelingen en spaarprogramma’s namens de klant te beheren. Dit omvat opslaan, raadplegen, synchroniseren, wijzigen, exporteren en verwijderen. De duur volgt de hoofdovereenkomst en de afgesproken afhandeling na beëindiging.
3. Betrokkenen en soorten gegevens
Betrokkenen zijn gasten, klanten, contactpersonen en medewerkers. Gegevens kunnen bestaan uit namen, contactgegevens, adressen, geboortedata, notities, locatiekoppelingen, communicatievoorkeuren, lidmaatschappen, puntensaldi, mutatieverwijzingen en toegangsgegevens. De klant instrueert gebruikers geen onnodige bijzondere persoonsgegevens in te voeren.
4. Instructies en geheimhouding
Surlinio verwerkt gegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de klant, waaronder de overeengekomen instellingen en handelingen in Loyaldock, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. Surlinio informeert de klant over zo’n verplichting wanneer dat wettelijk is toegestaan en meldt instructies die volgens haar privacywetgeving schenden. Personen met toegang zijn gebonden aan geheimhouding.
5. Beveiliging
Surlinio en de klant leggen passende technische en organisatorische maatregelen vast op basis van de risico’s. De applicatie ondersteunt onder meer toegangsrollen, gehashte wachtwoorden, tweestapsverificatie, beveiligde sessies en logging. De dienstverlening moet daarnaast afspraken bevatten over versleuteld transport, operationele toegang, onderhoud, back-ups en herstel.
6. Subverwerkers en internationale doorgifte
Inzet van subverwerkers vereist voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming. Bij algemene toestemming informeert Surlinio vooraf over toevoegingen of vervangingen zodat de klant bezwaar kan maken. Surlinio legt gelijkwaardige verplichtingen op en blijft verantwoordelijk voor hun nakoming. De actuele lijst en verwerkingslocaties worden bij de overeenkomst vastgelegd. Doorgifte buiten de EER gebeurt alleen op gedocumenteerde instructie en met een geldige doorgiftegrondslag, tenzij de wet anders vereist.
7. Incidenten en ondersteuning
Surlinio informeert de klant zonder onredelijke vertraging zodra zij kennis heeft van een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Zij deelt beschikbare informatie over aard, gevolgen en maatregelen en vult die waar nodig aan. Rekening houdend met de verwerking en beschikbare informatie helpt Surlinio bij beveiligingsverplichtingen, effectbeoordelingen en overleg met toezichthouders.
8. Verzoeken van betrokkenen
Surlinio ondersteunt de klant met passende maatregelen bij verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. De klant beslist over het verzoek. Een verzoek dat Surlinio rechtstreeks ontvangt en betrekking heeft op klantgegevens wordt aan de klant voorgelegd, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.
9. Controle en einde van verwerking
Surlinio stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen en werkt mee aan audits en inspecties door de klant of diens gemachtigde. Na beëindiging worden gegevens naar keuze van de klant teruggegeven of verwijderd, inclusief kopieën, tenzij wettelijke bewaring verplicht is. De praktische termijnen voor export, verwijdering en afgeschermde back-ups worden vooraf schriftelijk vastgelegd.
10. Rangorde en contact
Bij strijd over verwerking van persoonsgegevens gaan deze overeengekomen verwerkersafspraken voor op algemene gebruiksvoorwaarden. De hoofdovereenkomst regelt overige commerciële afspraken. Vragen en verzoeken kunnen naar support@surlinio.com.
Vragen? Neem contact op met Surlinio.